Der Workflow, auf deutsch "Arbeitsfluss, Arbeitsablauf", beschreibt die Reihenfolge der Arbeitsschritte, um eine Aufgabe zu erfüllen, hier die Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen.
Eine gute Ideenmanagement Software bietet die Funktionen an, die zur Unterstützung des Workflow bei der Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen notwendig sind.
Bei den einzelnen Bearbeitungsschritten, die vom Programm in ihrer Reihenfolge vorgegeben werden, sind unterschiedliche Personen mit entsprechenden Rollen involviert, auf die dann die Benutzeroberfläche der Software bei diesem Arbeitsschritt angepasst ist.